En tidligere medarbejder, der beder om indsigt midt i en tvist om opsigelsen, har samme ret som alle andre registrerede. Anmodningen skal besvares efter art. 15 i databeskyttelsesforordningen og inden for en måned, og tvisten er i sig selv ingen grund til at afvise. Arbejdet ligger i at finde oplysningerne, holde dem urørte og tage stilling til det, der handler om kolleger. Indsigtssagen og tvisten bør køre hver for sig, og det er ledelsen, der beslutter, med advokat ved sin side, hvis sagen er spidset til.
Et tænkt eksempel
Et tænkt eksempel. En sælger er opsagt efter en konflikt med sin chef. To uger senere skriver sælgerens advokat og beder om alle personoplysninger, virksomheden har om klienten. Direktøren ser det som et forsøg på at skaffe bevismateriale og vil svare nej. Det svar holder sjældent, og resten af artiklen viser hvorfor.
Formålet afgør sjældent noget
EU-Domstolen tog stilling til motivet i C-307/22. En patient bad sin tandlæge om en kopi af journalen, og Domstolen fandt, at pligten til at give en første kopi uden betaling gælder, også når anmodningen har et andet formål end at kontrollere behandlingen. I C-579/21 kom Domstolen desuden frem til, at det principielt er uden betydning for omfanget af retten, at personen også har arbejdet for den dataansvarlige.
C-526/24 af 19. marts 2026 trækker en grænse. Efter dommen kan selv den første anmodning afvises som overdreven efter art. 12, stk. 5, hvis I kan dokumentere en hensigt om misbrug, typisk et forsøg på kunstigt at opbygge et krav. Det er jer, der skal løfte beviset, og sagens samlede omstændigheder tæller.
De to domme skal læses sammen. Vores læsning er, at et ønske om at bruge oplysningerne i en sag mod jer alene ikke gør anmodningen til misbrug, for personen har jo reelt været ansat, og oplysningerne findes. Sagen i C-526/24 angik en person, der havde tilmeldt sig et nyhedsbrev og derefter bad om indsigt og krævede erstatning. Afgrænsningen er ny og ikke prøvet i Danmark, så et afslag med henvisning til misbrug er et spørgsmål til advokat.
Det, I skal gennemgå
I en ansættelse ligger oplysningerne mange steder. En første liste rummer typisk:
- personalemappe, kontrakter, advarsler og referater af samtaler,
- løn, fravær og tidsregistrering,
- HR-system og udviklingssamtaler,
- adgangskort, logins og andre logs,
- mail, chat og delte mapper, hvor personen nævnes,
- noter hos den nærmeste leder og i direktionen.
EDPB, det europæiske samarbejdsorgan for tilsynsmyndighederne, bruger netop ansættelsen som eksempel i sine retningslinjer 01/2022. En bred anmodning fra en medarbejder er ikke i sig selv et ønske om kantineafregninger og adgangsdata, og arbejdsgiveren må bede om en præcisering, så længe arbejdsgiveren samtidig forklarer, hvilke slags behandlinger der findes. Præciseringen må ikke have til hensigt at gøre svaret mindre. Svarer personen, at det gælder det hele, skal det hele frem.
Vurderinger hører med. EDPB’s eksempel om en jobsamtale siger, at ansøgeren skal have et sammendrag af samtalen, herunder de subjektive bemærkninger om sin adfærd, med forbehold for undtagelser i national ret. Skriv derfor referater, som I vil kunne vise frem. Søgning i mail er gennemgået i indsigt i mailbokse, og kontoen efter fratrædelse i mailboks efter fratrædelse.
Hold oplysningerne urørte
Vurderingen skal afspejle det, I havde, da anmodningen kom. EDPB siger, at den dataansvarlige ikke bevidst må slette eller ændre oplysninger for at undgå at udlevere dem. Stands derfor de sletninger, der ellers ville ramme sagen, og lad ingen rydde op i egne mapper. Finder I oplysninger, der skulle have været slettet, får personen adgang først, og sletningen sker bagefter.
Kollegers og chefers oplysninger
Her er sagen svær. En mail om medarbejderen indeholder ofte oplysninger om afsender, modtagere og andre kolleger. Art. 15, stk. 4, beskytter andre, når der udleveres en kopi, og § 22, stk. 1, i databeskyttelsesloven tillader undtagelse, når afgørende private interesser vejer tungere end personens interesse i oplysningerne.
Grænsen er snæver. EDPB kræver, at I kan vise, at andres rettigheder rent faktisk påvirkes i den konkrete sag. I skal afveje interesserne og gøre oplysningerne om andre ulæselige, frem for at holde hele dokumentet tilbage. Har en kollega klaget over medarbejderen, kan navnet være det, der skal skærmes, mens klagens indhold om medarbejderen stadig kan være omfattet. Tag stilling til hvert dokument, og skriv kort begrundelsen ned. Forretningshemmeligheder kan også begrunde en begrænsning efter Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, men det gælder kun de oplysninger, der faktisk rammes.
Afslår I helt eller delvis, skal svaret indeholde begrundelsen og oplysning om klage til Datatilsynet og domstolene (art. 12, stk. 4).
To sager, to spor
Tvisten og indsigten følger hver sin frist og hvert sit regelsæt. Lad derfor en person uden for konflikten stå for søgningen, så den nærmeste leder ikke selv afgør, hvad der kommer med. Lad svaret gå til personen eller til den advokat, der har dokumenteret sin fuldmagt, og brug ikke indsigten som forhandlingskort. Korrespondance med jeres egen advokat om tvisten er et emne, I skal drøfte med advokaten, før I svarer.
DPO’en rådgiver om proceduren og kan bistå, når I er i tvivl. DPO’en skal ikke føre sagen for jer eller vurdere hver mail, for den slags konkrete behandling hører under jer som dataansvarlig.
Sådan går I videre
Skriv modtagedatoen ned, og sæt fristen i kalenderen. Stands relevante sletninger, og peg på en sagsbehandler uden for konflikten. Lav en liste over systemer, kør søgningerne, og noter, hvad der blev fundet. Tag derefter en samlet drøftelse af kollegers oplysninger med DPO’en, og gå til advokat, hvis I overvejer at afvise. Har I generelle spørgsmål om svaret, så start i indsigtsanmodning.
Det skal I lade være med
- At spørge, hvorfor personen vil have oplysningerne · formålet er sjældent afgørende.
- At kalde anmodningen misbrug, fordi der er en tvist · I skal bevise hensigten.
- At lade den nærmeste leder afgøre, hvad der udleveres · det svækker svaret.
- At rydde op, inden I søger · det kan være en overtrædelse i sig selv.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Rådgivning om en procedure for anmodninger fra nuværende og tidligere ansatte.
- ☐ Bistand, når I er i tvivl om kollegers oplysninger.
- ☐ En ærlig melding om, hvornår sagen hører hos advokaten.
- ☐ Kontrol af, at svaret og begrundelsen er dokumenteret.
Kilder
- Forordning (EU) 2016/679, dansk tekst: art. 12 og art. 15.
- Databeskyttelsesloven, LBK nr. 289 af 8/3 2024: § 22.
- EU-Domstolen, C-307/22: formålet med anmodningen.
- EU-Domstolen, C-526/24: misbrug og bevisbyrde.
- EU-Domstolen, C-579/21: konklusion 3 om ansættelse og kundeforhold.
- EDPB: retningslinjer 01/2022 om indsigt, dansk tekst: eksempel 5, 6 og 15, punkt 39 og punkt 172 til 174.
- Datatilsynet: Vejledning om de registreredes rettigheder: afsnit 4.5.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Kontrol af medarbejdere · Er det den rigtige, der spørger?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern DPO hos Nielco IT
