En virksomhed må optage telefonsamtaler, men kravene afhænger af formålet. Til dokumentation kan I optage uden samtykke, når behovet reelt ikke kan dækkes på anden måde. Til oplæring kan I optage uden samtykke, når personen kan frabede sig det. I begge tilfælde skal personen have besked, og optagelserne skal slettes efter en fast frist, hvor Datatilsynets eksempel er 3 måneder. GDPR har ingen særregler om emnet, så Datatilsynets vejledning fra april 2024 er det, I skal styre efter. Vi læste den og tilsynets side om optagelser 6. november 2026.
Først straffeloven
Straffelovens § 263 rammer hemmelig aflytning og hemmelig optagelse af andres samtaler. Det betyder ifølge Datatilsynet, at I kun må optage samtaler, I selv deltager i, eller hvor mindst én af deltagerne har givet samtykke. Tilsynet tilføjer, at en optagelse i strid med straffeloven heller ikke er lovlig efter databeskyttelsesreglerne. En medarbejder, der lytter med på kollegers samtaler uden deres viden, er altså et andet problem end alt det følgende. Er I i tvivl om straffeloven, er det et spørgsmål til advokat.
Optagelse til dokumentation
Her vil I kunne vise, hvad der blev sagt, fx en aftale indgået i telefonen. Medmindre en anden lov kræver optagelsen, skal I vælge mellem samtykke og en afvejning af legitim interesse. Betingelsen for at undvære samtykke er, at behovet i praksis reelt ikke kan opfyldes på anden vis.
I må nøjes med at vurdere det på et generelt plan, fordi I ikke ved på forhånd, hvordan en samtale udvikler sig. Spørgsmålet er, om jeres virksomhed har en sådan karakter, at samtalerne sædvanligvis skal kunne dokumenteres. Vejledningen peger bl.a. på disse forhold:
- om et telefonnotat eller en efterfølgende mail ville kunne klare det uden betydelige praktiske vanskeligheder,
- om der normalt følger korrespondance, hvor aftalen fremgår,
- om detaljer og nuancer er så vigtige, at et notat reelt ikke er nok,
- om klagenævn og tilsyn sædvanligvis vil kræve lydfilen ved en klage.
Vurderingen skal kunne dokumenteres over for Datatilsynet. Holder den ikke, må I indhente samtykke. Det kræver en aktiv handling, fx et tastetryk, for tavshed er ikke samtykke.
Optagelse til oplæring og kvalitet
Tidligere krævede dette formål som hovedregel samtykke. Datatilsynet justerede praksis i april 2024, og i dag kan I optage uden samtykke, hvis personen før opkaldet med et tastetryk eller under opkaldet kan frabede sig optagelsen. Vil personen ikke optages, skal optagelsen slås fra, eller I kan ringe tilbage uden optagelse.
Til gengæld skærpes kravet til mængden. Vejledningen siger, at I kun bør optage det antal samtaler, der faktisk bruges til oplæring. Samtaler, der optages uden at blive brugt, bør ikke findes. Beslut antallet, kunne dokumentere det, og lad telefonsystemet stille optagelsen, når det er nået. Ved fuld optagelse af alle samtaler er det svært at leve op til, medmindre de faktisk gennemgås.
Det, I skal fortælle
Oplysningspligten gælder, og alt behøver ikke stå i den indtalte besked ved opkaldets start. Datatilsynet anbefaler de vigtigste oplysninger dér og et direkte link til en side om optagelsen. En henvisning til den generelle privatlivspolitik er typisk ikke nok. Beskeden skal sige, at samtalen optages og hvorfor. Vejledningen har forslag til ordlyd for hver kombination af formål og grundlag, så brug dem som udgangspunkt.
Bruges optagelsen til begge formål, skal begge stå i beskeden, og muligheden for at sige fra skal gælde oplæringen.
Slettefristen
Til dokumentation bør I indføre en generel slettefrist, fx 3 måneder, medmindre en bestemt samtale skal gemmes længere, fx fordi en tvist er opstået. Til oplæring bør samtaler som udgangspunkt slettes, eller holde op med at blive brugt til formålet, 3 måneder efter optagelsen.
Fristen skal ligge i systemet som automatisk sletning eller en fast gennemgang. Bed IT eller leverandøren vise den ældste optagelse, der findes. Se også efter kopier i eksportmapper og hos leverandøren af telefonsystemet, som normalt er en databehandler, se hvornår skal I have en databehandleraftale?.
Indsigt, indsigelse og følsomme oplysninger
Personer, der er optaget, kan bede om indsigt, så I skal kunne finde optagelsen, se indsigtsanmodning. De kan også gøre indsigelse mod opbevaringen, og så skal I konkret vurdere, om der stadig er et behov.
En optagelse giver ingen videre adgang end et notat. Siger en kunde sit personnummer eller noget om sit helbred, gælder reglerne for de oplysninger, se CPR-numre i virksomheden.
Medarbejderne bliver også optaget
Optagelsen behandler oplysninger om den ansatte i røret. Datatilsynets vejledning om ansættelsesforhold siger, at det som udgangspunkt ikke kan baseres på medarbejderens samtykke på grund af ulighedsforholdet, men at private arbejdsgivere efter omstændighederne kan bruge art. 6, stk. 1, litra f. Medarbejderen skal informeres om optagelsen og formålet, og samtalerne skal slettes med faste korte intervaller. Bruges optagelserne til at bedømme den enkelte, så læs kontrol af medarbejdere.
Møder
Vi har ikke fundet en særskilt vejledning om møder, men Datatilsynets side om optagelser har et afsnit om digitale møder. Vurderingen afhænger af deltagerne, deres indbyrdes forhold og formålet. Dokumentationsbehovet vurderes som ved telefonsamtaler og fysiske møder. Kan det ikke begrundes, kræver optagelse som udgangspunkt samtykke fra de øvrige deltagere.
Tilsynet nævner én lempelse. Har parterne en bestemt faglig eller social relation, fx to advokater, der drøfter en sag, kan mødet optages, hvis ingen siger fra efter at have fået besked. Fortryder en deltager senere, bør optagelsen som udgangspunkt slettes, eller personen gøres ukendelig. Også her skal I fastsætte en opbevaringsperiode og overholde reglerne om sikkerhed og tredjelandsoverførsler. Noter med AI er behandlet for sig.
Det gør I nu
Lav en liste over de telefonlinjer og mødeværktøjer, der kan optage. Skriv formål, grundlag, besked og slettefrist ud for hver. Bliver det tydeligt, at ingen ejer den slags spørgsmål, så læs skal vi have en DPO?.
Det skal I lade være med
- At optage alt, fordi systemet kan · mængden skal kunne begrundes.
- At henvise til den generelle privatlivspolitik · personen skal have et direkte link til oplysningerne.
- At lade optagelser stå uden slettefrist · dataophobning er det, tilsynet advarer imod.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En gennemgang af formål og grundlag for hver linje, der optages.
- ☐ Kontrol af besked, link, slettefrist og kopier i systemet.
- ☐ Rådgivning om mængden ved optagelse til oplæring.
- ☐ Besked om, hvornår en sag bør til en advokat.
Kilder
- Datatilsynet: Optagelse af telefonsamtaler, april 2024: grundlag, opbevaring, rettigheder og forslag til beskeder.
- Datatilsynet: Justering af praksis, 3. april 2024.
- Datatilsynet: Optagelser og TV-overvågning: digitale møder og straffelovens § 263, læst 6. november 2026.
- Datatilsynet: Databeskyttelse i ansættelsesforhold, marts 2023: afsnittet om optagelse af telefonsamtaler.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: AI-noter fra møder · TV-overvågning i virksomheden
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern DPO hos Nielco IT
