Retten til sletning efter art. 17 i databeskyttelsesforordningen gælder, når en af grundene i stk. 1 foreligger, og ingen undtagelse i stk. 3 passer. I skal svare inden for en måned (art. 12, stk. 3). I praksis ender mange anmodninger med en delvis sletning, hvor markedsføring og kundedata fjernes, mens bogføringsmateriale bliver stående, fordi en anden lov kræver det. Arbejdet består af tre dele: en vurdering af, hvad der skal slettes, en gennemgang af systemerne og et svar, der forklarer resultatet.
Hvornår retten gælder
Art. 17, stk. 1, nævner seks situationer. Fire af dem er særligt relevante for en privat virksomhed:
- oplysningerne er ikke længere nødvendige til formålet,
- personen trækker sit samtykke tilbage, og der er intet andet grundlag,
- personen gør indsigelse, og I har ingen tungere grund, eller indsigelsen gælder direkte markedsføring,
- oplysningerne er behandlet ulovligt.
Art. 17, stk. 3, fjerner retten i det omfang, behandlingen er nødvendig. Her tæller to undtagelser mest for en virksomhed. Litra b gælder oplysninger, som I skal behandle for at overholde en retlig forpligtelse. Litra e gælder oplysninger, der er nødvendige for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Undtagelserne skal vurderes i hver sag. EDPB, det europæiske samarbejdsorgan for tilsynsmyndighederne, gennemgik retten til sletning i en fælles kontrol i 2025 med 32 tilsynsmyndigheder. Rapporten, vedtaget 10. februar 2026, nævner virksomheder, der behandler undtagelserne, som om de gælder automatisk.
De andre love
Databeskyttelsesforordningen har ingen faste frister. De kommer fra andre regler, fx:
- bogføringslovens krav om opbevaring i 5 år (lov 700/2022, § 12),
- reglerne om dokumentation for arbejdstid i 5 år (LBK 982/2024, § 4 b, stk. 3),
- forældelsesloven med en almindelig frist på 3 år (LBK 1238/2015, § 3, stk. 1), som kan få betydning for, hvor længe det er nødvendigt at gemme grundlaget for et krav.
Slå fristerne op for hver kategori, og skriv dem i slettepolitikken. En faktura med kundens navn skal typisk blive, mens noterne i CRM om kundens interesser ikke har samme grund. Rækkevidden af forældelsesargumentet er et spørgsmål til advokat, og det kan aldrig begrunde, at alt gemmes.
Sådan går I gennem systemerne
Vurdér oplysningerne system for system. En enkel gennemgang ser sådan ud.
CRM. Slet eller anonymisér kundekortet, hvis der ikke er aktive sager. Kontrollér, at felter og noter faktisk forsvinder, og at kontakten ikke kommer tilbage ved næste synkronisering fra et andet system.
Marketing. Fjern personen fra lister og nyhedsbreve. Gem en minimal registrering af, at personen ikke vil kontaktes, hvis det er nødvendigt for at holde personen ude. Det er vores praktiske råd, og I bør kunne begrunde det.
Mail. Her ligger oplysningerne i både indbakker og delte postkasser. Brug samme søgemetode som ved indsigt i mailbokse, og slet det, der ikke skal bevares af en anden grund.
Økonomi. Bilag og fakturaer bliver, så længe bogføringsreglerne kræver det. Ser I på et kundekort i økonomisystemet, kan oplysninger uden for bogføringen måske fjernes.
Leverandører. Har en databehandler oplysningerne, skal instruksen nå derhen. Har I videregivet oplysningerne til andre, skal I underrette hver modtager, medmindre det er umuligt eller uforholdsmæssigt vanskeligt (art. 19).
Gamle systemer. Kan et system ikke slette, må I finde en mellemløsning, se systemet kan ikke slette.
Tager det tid at afgøre, om anmodningen skal imødekommes, nævner EDPB’s rapport begrænsning af behandlingen efter art. 18 som et muligt skridt imens.
Backup og anonymisering
Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder siger, at oplysningerne skal slettes, så de ikke kan genskabes, også fra backup, hvis det er teknisk muligt. Under alle omstændigheder skal I ved genetablering af data fra backup fjerne det, der er slettet i driften.
EDPB’s rapport tager virkeligheden med. Backup beskytter mod hændelser som ransomware, og det er ikke altid tilrådeligt at ændre i den. Så skal der være en procedure, der holder styr på sletteanmodninger, så de gennemføres igen efter en gendannelse. Rapporten beskriver virksomheder uden nogen procedure og peger på problemet, når sletning sker i så lange intervaller, at det er svært at kalde det uden unødig forsinkelse. Skriv derfor backupens opbevaringstid ned, og lad listen over sletninger leve lige så længe.
Anonymisering nævnes i rapporten som almindelig erstatning for sletning, og samme rapport fremhæver svage metoder. Oplysninger, der stadig kan føres tilbage til personen, er ikke anonyme. Se pseudonymisering og anonymisering.
Svaret til kunden
Svaret skal sige, hvad der er slettet, hvad der er bevaret, hvorfor og hvor længe. Afslår I helt eller delvis, skal det ske inden for en måned med begrundelse og oplysning om klage til Datatilsynet og adgang til domstolene (art. 12, stk. 4). Rapporten fra EDPB anbefaler at fortælle personen om konsekvensen af en endelig sletning, fx at en senere indsigtsanmodning ikke kan besvares for det slettede. Personen kan også få lov til først at se, hvad I har, gennem en indsigtsanmodning.
De oplysninger, I bevarer, er stadig omfattet af reglerne. EDPB nævner begrænsning af behandlingen eller adskillelse i særlige systemer som mulige tiltag.
Sådan går I videre
Lav en side med trin, ansvar og frist, og tilføj en liste over systemer, der skal røres ved hver anmodning. EDPB’s anbefaling til virksomhederne er netop en dokumenteret procedure med frister, trin og ansvar. Brug et rigtigt eksempel fra den seneste tid, og se, om personen stadig findes et sted. DPO’en rådgiver om proceduren og kontrollerer stikprøver, mens virksomheden sletter.
Det skal I lade være med
- At sige nej med en generel henvisning til bogføringsloven · den dækker kun de oplysninger, der hører til bogføringen.
- At kalde data anonyme, fordi navnet er væk · test, om personen kan findes igen.
- At lade sletningen stoppe ved jeres egne systemer · leverandører og modtagere hører med.
- At glemme gendannelsen · slettede personer må ikke komme tilbage fra backup.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ Rådgivning om en sletteprocedure, der passer til jeres systemer.
- ☐ Gennemgang af, hvilke love der begrunder jeres opbevaring.
- ☐ Kontrol af stikprøver efter gennemførte sletninger.
- ☐ Teknisk forståelse for backup og for, hvad anonymisering kræver.
Kilder
- Forordning (EU) 2016/679, dansk tekst: art. 12, art. 17, art. 18 og art. 19.
- Datatilsynet: Vejledning om de registreredes rettigheder: afsnittet om sletning.
- EDPB: rapport om retten til sletning, vedtaget 10/2 2026: afsnittene om procedurer, undtagelser, backup og anonymisering.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Systemet kan ikke slette · Er det den rigtige, der spørger?
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern DPO hos Nielco IT
