Slettepolitikken siger, at en kundesag skal væk efter en bestemt frist. Så viser det sig, at systemet ikke har en sletknap, eller at en sletning ødelægger regnskabstal, historik eller rapporter. Situationen viser sig, når en virksomhed går sine dokumenter efter i praksis. Der findes ingen vejledning fra Datatilsynet om netop dette, så det følgende bygger på de almindelige regler, og mellemløsningerne er vores råd. Pligten består, for art. 5, stk. 1, litra e, kræver, at oplysninger ikke opbevares længere end nødvendigt, og at systemet ikke kan, ændrer ikke reglen. Det, I kan ændre, er vejen derhen.
Find ud af, hvad “kan ikke” betyder
Mange gange betyder “systemet kan ikke” noget mere præcist. Spørg leverandøren og jeres egne folk skriftligt, så I ved, hvilken situation I står i.
- Funktionen findes, men ingen bruger den. Så er der tale om en opgave, I kan gå i gang med.
- Sletning kan kun ske i databasen. Leverandøren kan måske køre et script som en betalt opgave.
- Enkelte poster kan slettes, men hele sagen hænger sammen. Felter med personoplysninger kan måske tømmes, mens tal og datoer bliver stående.
- Sletning bryder rapporter eller historik. Her ligger løsningen ofte i at adskille tal og person.
- Systemet er forladt. Ingen leverandør, ingen support, måske kun et enkelt fagområde, der stadig slår op i det. Gamle systemer er emnet i gamle systemer med persondata.
Bed om svaret skriftligt. Det skal alligevel bruges i dokumentationen.
Mellemløsninger
Der findes ikke en godkendt liste. Løsningerne nedenfor er efter vores vurdering fornuftige, og de skal vælges ud fra risikoen for personerne. Rækkefølgen går fra det bedste til det, der mindst rækker.
Anonymisering. Hvis de personhenførbare felter fjernes, så personen ikke længere kan identificeres, er oplysningerne uden for reglerne, og tal og statistik kan bestå. EDPB’s rapport om retten til sletning fra februar 2026 beskriver anonymisering som en udbredt løsning i stedet for sletning. Kravene er høje. Et navn, der byttes ud med et nummer, er pseudonymisering, og det er stadig personoplysninger hos jer. Se pseudonymisering og anonymisering.
Eksport og nedlukning. Når et gammelt system kun bruges til opslag, kan det nødvendige flyttes til et sted, hvor det kan styres, og resten lukkes helt. Eksporten er en ny kopi, som skal have frist og ejer.
Afskærmning. Kan oplysningerne hverken slettes eller flyttes endnu, kan adgangen indsnævres til ganske få personer, gerne kun skrivebeskyttet, og søgning i det gamle kan slås fra. Det er en midlertidig foranstaltning. Oplysningerne opbevares stadig, og opbevaring er også en behandling, som Datatilsynet understreger i sin vejledning om samtykke.
Kontrolleret udløb. Forsvinder oplysningerne ved den næste systemudskiftning, kan det være den realistiske plan. Det kræver en dato og et bevidst valg af, hvad der ikke flyttes med til det nye system.
Kopier i rapporter og arkiver
Sletning i kildesystemet løser ikke alt. Oplysninger lever videre i rapporter, datalagre, eksporter og regneark. I en virksomhed med et rapportværktøj bliver kundedata typisk kopieret om natten, og sletter I i kilden, er det ikke sikkert, at kopien følger med. Spørg derfor om tre ting, når I laver en frist: Hvor bliver oplysningerne kopieret hen? Følger kopien med ved sletning? Hvem ejer kopien? Det kræver en kortlægning af, hvor data ligger.
Mapper med navnet arkiv er ingen særlig kategori. De er underlagt samme frister som alt andet, medmindre en lov siger noget andet. Papir og skannede dokumenter tæller også.
Backup hører med i billedet, men det står for sig i backup og sletning. Her er kun denne sætning fra Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder relevant: I skal sikre, at data, der er slettet i driften, fjernes igen, hvis I genetablerer fra en sikkerhedskopi.
Når en person beder om sletning
En anmodning efter art. 17 kan ikke vente på næste systemudskiftning. Svarfristen er en måned, og i komplekse sager eller ved mange anmodninger kan den rykkes to måneder (art. 12, stk. 3). Når systemet ikke kan, har I flere muligheder, og de skal vurderes konkret:
- få leverandøren til at fjerne de konkrete oplysninger,
- anonymisere personen i systemet,
- begrænse behandlingen efter art. 18 i en overgang,
- oplyse personen om, hvad der er sket, og hvad der mangler.
Et tomt svar om, at systemet ikke kan, er ikke et grundlag for at afvise en anmodning. Undtagelserne står i art. 17, stk. 3, og et afslag skal begrundes med dem. Se ret til sletning. Ved tvivl bør I spørge en advokat.
Dokumentation og beslutning
Når et system ikke kan slette, skal det stå klart for ledelsen. Vi anbefaler et kort notat pr. system med fem punkter:
- hvilke oplysninger der ligger der, og om hvem,
- hvad leverandøren har svaret,
- hvilken mellemløsning der er valgt, og hvorfor,
- hvilken risiko der er tilbage for personerne,
- hvornår problemet er løst, og hvem der ejer planen.
Beslutningen om at leve med risikoen i en periode er ledelsens. DPO’en rådgiver, kontrollerer og skriver rådet ned, se uenighed med ledelsen. Notatet skal også kunne hænge sammen med fortegnelsen og slettepolitikken.
Undgå problemet næste gang
Efter art. 25 skal databeskyttelse tænkes ind i design og standardindstillinger. Efter vores vurdering er sletning et af de krav, der er nemmest at stille ved indkøb og sværest at få senere. Spørg, inden kontrakten underskrives: Kan enkelte personer slettes? Kan frister sættes pr. datatype? Kan oplysninger eksporteres, når aftalen slutter? Se databeskyttelse gennem design ved køb.
Det skal I lade være med
- At acceptere “systemet kan ikke” uden skriftligt svar · ofte findes der en vej.
- At kalde afskærmning for sletning · oplysningerne opbevares stadig.
- At kalde pseudonymisering for anonymisering · oplysningerne er stadig personoplysninger hos jer.
- At lade planen stå uden dato · en midlertidig løsning uden slutdato bliver permanent.
Det skal I kræve af den eksterne
- ☐ En vurdering af, hvad der ligger bag “kan ikke” i de enkelte systemer.
- ☐ Rådgivning om mellemløsninger, prioriteret efter risikoen for personerne.
- ☐ Kontrol af, at det aftalte faktisk er sket i systemet.
- ☐ Krav til sletning, der kan bruges ved næste indkøb.
Kilder
- Forordning (EU) 2016/679, dansk tekst: art. 5, stk. 1, litra e, art. 12, stk. 3, art. 17, art. 18 og art. 25.
- Datatilsynet: Vejledning om de registreredes rettigheder, juli 2018: afsnit 6 om sletning og backup.
- Datatilsynet: Vejledning om samtykke, maj 2021: afsnit 3 om opbevaring som behandling.
- EDPB: rapport om retten til sletning, vedtaget 10. februar 2026.
Senest gennemgået: november 2026.
Næste skridt
Læs også: Gamle systemer med persondata · Ret til sletning
→ Kontakt · Tlf. 70 13 63 23 · Ekstern DPO hos Nielco IT
